Glossar

Archivierung

Die langfristige, strukturierte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Bei der revisionssicheren Archivierung werden Dokumente unveränderbar gespeichert, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Audit-Trail

Ein lückenloses Protokoll aller Aktionen, die an einem Dokument vorgenommen wurden. Enthält Informationen wie Zeitstempel, Benutzer und Art der Änderung. Wichtig für Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Automatische Dokumentenerkennung

Technologie zur automatischen Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten anhand ihres Inhalts, Layouts oder bestimmter Merkmale. Ermöglicht die automatisierte Verarbeitung großer Dokumentenmengen.

Access Control Layer

Sicherheitsschicht zur Steuerung von Zugriffsrechten auf Benutzer-, Gruppen- und Geräteebene. Ermöglicht granulare Berechtigungen für Scan-, Druck- und Archivierungsfunktionen.

Active Directory (AD)

Microsoft-Verzeichnisdienst zur zentralen Verwaltung von Benutzern, Computern und Berechtigungen in Windows-Netzwerken. Docuflair synchronisiert Benutzer und Gruppen automatisch aus dem Active Directory.

ADVOKAT

Österreichische Kanzleisoftware für Rechtsanwälte. Docuflair bietet eine nahtlose Integration für direktes Scannen in Akten und automatisierte Dokumentenablage.

Aztec Code

Zweidimensionaler Matrix-Barcode mit hoher Datendichte auf kleiner Fläche. Häufig verwendet für Tickets (Bahn, Flug), Bordkarten und Ausweisdokumente. Docuflair erkennt Aztec Codes automatisch beim Scannen.

AFP (Advanced Function Presentation)

IBM-Druckdatenstrom für Hochleistungsdruck in Rechenzentren. Ermöglicht komplexe Dokumentformatierung mit Grafiken, Barcodes und variablen Daten. Docuflair kann AFP-Datenströme analysieren und verarbeiten.

Android

Mobiles Betriebssystem von Google für Smartphones und Tablets. Docuflair Mobile App für Android ermöglicht mobiles Scannen, Drucken und Dokumentenzugriff von unterwegs.

Barcode-Erkennung

Automatisches Lesen und Interpretieren von Barcodes auf Dokumenten zur Identifikation, Sortierung oder Verknüpfung mit Datenbanken. Docuflair unterstützt zahlreiche Formate:

• 1D-Barcodes: Code 39, Code 128, EAN-13, EAN-8, UPC-A, UPC-E, Interleaved 2 of 5
• 2D-Codes: QR-Code, Data Matrix, Aztec Code, PDF417

Bildoptimierung

Automatische Verbesserung gescannter Dokumente für optimale Lesbarkeit und OCR-Erkennung. Umfasst Funktionen wie Helligkeit, Kontrast, Gamma-Korrektur, Sättigung, Schärfung und Rauschunterdrückung. Docuflair wendet diese automatisch oder nach benutzerdefinierten Profilen an.

BMD

Österreichischer Anbieter von Unternehmenssoftware für Rechnungswesen, Lohnverrechnung und Warenwirtschaft. Docuflair ermöglicht das Scannen von Belegen mit automatischer Übergabe an BMD-Systeme.

Batch-Verarbeitung

Die gleichzeitige Verarbeitung mehrerer Dokumente in einem Stapel. Ermöglicht effizientes Scannen, Konvertieren oder Archivieren großer Dokumentenmengen.

BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)

Deutsche Bundesbehörde für IT-Sicherheit. Definiert Standards wie die TR-RESISCAN für das rechtssichere ersetzende Scannen.

beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)

Sicheres elektronisches Kommunikationssystem für Rechtsanwälte in Deutschland. Docuflair erstellt beA-konforme Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Beraternummer / Mandantennummer

Eindeutige Identifikationsnummern im DATEV-System. Die Beraternummer identifiziert die Kanzlei, die Mandantennummer den jeweiligen Klienten. Werden bei der DATEV-Integration automatisch zugeordnet.

Betriebssystem

Software zur Steuerung der Grundfunktionen eines Computers oder Geräts. Docuflair Server unterstützt Windows Server (2016, 2019, 2022) und Linux. Für mobile Clients werden iOS und Android unterstützt. Die Benutzeroberfläche ist browserbasiert und damit betriebssystemunabhängig.

Browser

Webbrowser wie Chrome, Firefox, Edge oder Safari für den Zugriff auf webbasierte Anwendungen. Docuflair Administration und Benutzeroberfläche sind vollständig browserbasiert und benötigen keine lokale Software-Installation.

Compliance

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Richtlinien und Standards. Im Dokumentenmanagement besonders relevant für Datenschutz (DSGVO), Aufbewahrungsfristen und Branchenvorschriften.

Content Management

Verwaltung und Organisation von digitalen Inhalten. Ein Enterprise Content Management (ECM)-System umfasst Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung.

Client

Endgerät oder Software, die auf einen Server zugreift. Bei Docuflair unterscheidet man verschiedene Client-Typen: Webbrowser für Administration, Mobile Apps für iOS/Android, Remote Scan Client für Arbeitsplatzscanner und das MFP-Display am Multifunktionsgerät.

DATEV

Deutsches Softwareunternehmen und Genossenschaft für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht den automatisierten Datenaustausch mit DATEV-Programmen.

Digitalisierung

Die Umwandlung analoger Informationen (z.B. Papierdokumente) in digitale Formate. Umfasst Scannen, OCR-Erkennung und strukturierte Speicherung.

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Software zur Verwaltung, Speicherung und Organisation von elektronischen Dokumenten. Bietet Funktionen wie Versionierung, Suche, Zugriffsrechte und Workflow-Steuerung.

Dokumentenscanner

Spezialisiertes Gerät zur schnellen Digitalisierung von Papierdokumenten. Im Gegensatz zu Flachbettscannern verfügen Dokumentenscanner über einen automatischen Dokumenteneinzug (ADF) für Stapelverarbeitung. Docuflair unterstützt Arbeitsplatzscanner über TWAIN, WIA oder ISIS-Schnittstellen.

Doppeleinzugserkennung

Erkennung von versehentlich eingezogenen mehrfachen Blättern beim Scannen. Basiert meist auf Ultraschall-Sensoren, die die Papierstärke messen. Bei erkanntem Mehrfacheinzug wird der Scanvorgang automatisch gestoppt, um fehlende Seiten zu vermeiden. Wichtig für die lückenlose Digitalisierung bei TR-RESISCAN.

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

EU-Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten. Stellt Anforderungen an die Verarbeitung, Speicherung und Löschung personenbezogener Informationen in Dokumenten.

Data Matrix Code

Zweidimensionaler Barcode mit sehr hoher Datendichte. Weit verbreitet in Industrie, Logistik und Gesundheitswesen für Produktkennzeichnung und Rückverfolgbarkeit. Docuflair erkennt Data Matrix Codes automatisch beim Scannen.

Deskew (Schräglagenkorrektur)

Automatische Korrektur schief eingelegter Dokumente beim Scannen. Erkennt den Neigungswinkel und dreht das Bild für optimale Ausrichtung. Verbessert die OCR-Erkennung und das visuelle Erscheinungsbild.

Duplex-Scan

Gleichzeitiges Scannen von Vorder- und Rückseite eines Dokuments in einem Durchgang. Beschleunigt die Digitalisierung beidseitig bedruckter Dokumente erheblich.

Druckdatenstromanalyse

Analyse und Verarbeitung von Druckdatenströmen zur Extraktion von Metadaten, Klassifizierung und Archivierung. Docuflair unterstützt verschiedene Formate:

• AFP/IPDS: IBM-Formate für Hochleistungsdruck
• PCL: HP Printer Command Language
• PostScript/PDF: Adobe-Seitenbeschreibungssprachen

ECM (Enterprise Content Management)

Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten. Umfasst DMS, Workflow, Records Management und Archivierung.

Elektronische Signatur

Digitale Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten. Die eIDAS-Verordnung definiert drei Stufen:

• Einfache elektronische Signatur: Jede elektronische Datenform (z.B. eingescannte Unterschrift, Checkbox)
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, Erkennung nachträglicher Änderungen
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchste Stufe, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt

Elektronisches Siegel

Digitales Äquivalent zum Firmenstempel für juristische Personen (Unternehmen, Behörden). Bestätigt Herkunft und Unversehrtheit eines Dokuments, ohne eine natürliche Person zu identifizieren. Gemäß eIDAS in drei Stufen verfügbar (einfach, fortgeschritten, qualifiziert).

Ersetzendes Scannen

Rechtssicheres Digitalisieren von Papierdokumenten, bei dem das Original nach dem Scannen vernichtet werden kann. Erfordert die Einhaltung der TR-RESISCAN-Richtlinie.

Externe Tastatur

Zusätzliche USB- oder Bluetooth-Tastatur für die Eingabe am MFP-Touchdisplay. Erleichtert die Eingabe von Metadaten, Dateinamen und Suchbegriffen am Scanner. Besonders nützlich für Anwender mit eingeschränkter Mobilität oder bei häufiger Texteingabe.

Follow-Me-Printing

Druckfunktion, bei der Druckaufträge zentral gespeichert und erst am Drucker der Wahl durch Authentifizierung (z.B. Chipkarte) abgerufen werden. Erhöht Sicherheit und Flexibilität.

Formatnormalisierung

Konvertierung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Standardformat (z.B. PDF/A). Gewährleistet langfristige Lesbarkeit und Archivierbarkeit.

FTP / SFTP / FTPS

File Transfer Protocol und dessen sichere Varianten. Protokolle für den Dateitransfer über Netzwerke. SFTP (SSH File Transfer Protocol) und FTPS (FTP over SSL) verschlüsseln die Übertragung für sichere Dokumentenablage.

GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Deutsche Verwaltungsvorschrift für die digitale Buchführung und Archivierung.

Hashwert

Eindeutiger digitaler Fingerabdruck eines Dokuments, berechnet durch einen kryptografischen Algorithmus. Ermöglicht die Prüfung der Dokumentenintegrität - jede Änderung verändert den Hashwert.

Hot Folder

Überwachter Ordner, der eingehende Dateien automatisch verarbeitet (z.B. konvertiert, archiviert oder weiterleitet). Ermöglicht automatisierte Workflows ohne manuelle Eingriffe.

IDP (Intelligent Document Processing)

Kombination aus KI, Machine Learning und OCR zur automatisierten Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von Informationen aus Dokumenten. Geht über klassische OCR hinaus.

Indexierung

Vergabe von Metadaten und Schlagwörtern zur Kategorisierung von Dokumenten. Ermöglicht schnelle Suche und strukturierte Ablage.

IIS (Internet Information Services)

Microsoft-Webserver für Windows Server. Docuflair nutzt IIS für die Bereitstellung der Administrations- und Benutzeroberflächen über den Webbrowser.

ID Austria

Österreichisches System für die digitale Identität, Nachfolger der Handy-Signatur. Ermöglicht sichere Authentifizierung bei Behörden und Unternehmen sowie die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen. Basiert auf der europäischen eIDAS-Verordnung.

eID (Elektronische Identität)

Digitaler Identitätsnachweis gemäß eIDAS-Verordnung der EU. Ermöglicht grenzüberschreitende Authentifizierung in Europa. Nationale Umsetzungen umfassen ID Austria (Österreich), eID-Karte (Deutschland) und weitere EU-Systeme. Kann für elektronische Signaturen und sichere Anmeldung verwendet werden.

IPDS (Intelligent Printer Data Stream)

IBM-Druckprotokoll für die Kommunikation mit Hochleistungsdruckern. Eng verwandt mit AFP und häufig in Rechenzentrumsumgebungen eingesetzt. Docuflair kann IPDS-Datenströme abfangen und verarbeiten.

ISIS (Image and Scanner Interface Specification)

Professionelle Scanner-Schnittstelle, entwickelt von Pixel Translations (heute EMC/OpenText). Bietet erweiterte Funktionen gegenüber TWAIN wie Stapelverarbeitung, Barcode-Erkennung und Bildoptimierung. Wird vor allem bei Produktionsscannern eingesetzt.

iOS

Mobiles Betriebssystem von Apple für iPhone und iPad. Docuflair Mobile App für iOS ermöglicht mobiles Scannen mit der Gerätekamera, Drucken und Dokumentenzugriff von unterwegs.

JurXpert / NotarXpert

Kanzleisoftware-Lösungen für Rechtsanwälte und Notare in Österreich. Docuflair ermöglicht die direkte Integration für Dokumentenmanagement und Aktenverwaltung.

Kanzleisoftware

Branchensoftware für Anwaltskanzleien zur Verwaltung von Akten, Mandanten, Fristen und Dokumenten. Docuflair integriert sich mit führenden Systemen wie RA-MICRO und ADVOKAT.

Langzeitarchivierung

Aufbewahrung von Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren unter Gewährleistung der Lesbarkeit, Integrität und Authentizität. Erfordert migrationsfreie Formate wie PDF/A.

LAN (Local Area Network)

Lokales Netzwerk innerhalb eines Gebäudes oder Standorts. Docuflair kommuniziert über LAN mit Multifunktionsgeräten, Clients und Speichersystemen. Typische Protokolle sind TCP/IP, SMB/CIFS für Dateifreigaben und LDAP für Verzeichnisdienste.

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)

Netzwerkprotokoll zur Abfrage und Änderung von Verzeichnisdiensten. Docuflair nutzt LDAP zur Synchronisation von Benutzerdaten aus Active Directory oder anderen Verzeichnissen.

Leerseitenerkennung

Automatische Erkennung und optionale Entfernung leerer Seiten beim Scannen. Basiert auf der Analyse des Weißanteils - Seiten mit mehr als einem definierten Prozentsatz weißer Fläche (z.B. 95%) werden als leer klassifiziert. Reduziert Dateigröße und verbessert die Dokumentenqualität.

Linux

Open-Source-Betriebssystem für Server und Clients. Docuflair Server kann auf Windows Server oder Linux betrieben werden. Für die Scanner-Anbindung unter Linux wird die SANE-Schnittstelle verwendet.

Lochmarkierungserkennung

Automatische Erkennung und Entfernung von Lochungen (2-fach, 4-fach) am Dokumentenrand. Verhindert störende schwarze Punkte im Scan und verbessert das Erscheinungsbild archivierter Dokumente.

LPR/LPD (Line Printer Remote/Daemon)

Netzwerk-Druckprotokoll für die Übermittlung von Druckaufträgen über TCP/IP. Docuflair kann als LPR-Server fungieren, um Druckdatenströme von Host-Systemen (z.B. AS/400, Mainframe) abzufangen und zu verarbeiten.

Mehrfacheinzug / ADF

Automatic Document Feeder - Automatischer Dokumenteneinzug für Scanner und MFPs. Ermöglicht das Scannen von Dokumentenstapeln ohne manuelles Einlegen einzelner Seiten. Professionelle ADFs verfügen über Ultraschall-Doppeleinzugserkennung zur Vermeidung von Fehleinzügen.

Metadaten

Beschreibende Informationen über ein Dokument (z.B. Autor, Erstellungsdatum, Dokumenttyp). Ermöglichen Suche, Sortierung und automatisierte Verarbeitung.

MFP (Multifunktionsgerät)

Multi Function Printer - Gerät, das Drucken, Scannen, Kopieren und oft auch Faxen kombiniert. Zentrale Hardware für die Dokumentenverarbeitung im Büro.

Master Server / Member Server

Architektur für verteilte Docuflair-Installationen. Der Master Server verwaltet zentral Lizenzen und Konfiguration, während Member Server an verschiedenen Standorten die lokale Verarbeitung übernehmen.

Microsoft 365 Integration

Anbindung an Microsoft Cloud-Dienste wie SharePoint Online und OneDrive. Ermöglicht das Scannen direkt in Cloud-Speicherorte mit OAuth2- und MFA-Authentifizierung.

Mobile Print

Drucken von mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets) über die Docuflair Mobile App oder Web-Upload. Unterstützt Follow-Me-Printing für sicheren Dokumentenabruf.

Mobiles Endgerät

Smartphones und Tablets mit iOS oder Android. Docuflair Mobile App ermöglicht mobiles Scannen (Kamerascan), Drucken, Dokumentenzugriff und Freigabe-Workflows von unterwegs - auch ohne Verbindung zum Firmennetzwerk.

MRZ (Machine Readable Zone)

Maschinenlesbare Zone auf Ausweisdokumenten wie Reisepässen, Personalausweisen und Visa. Enthält kodierte Informationen (Name, Geburtsdatum, Dokumentennummer) in standardisiertem Format nach ICAO Doc 9303. Docuflair kann MRZ-Daten automatisch beim Scannen erkennen und extrahieren.

NAS (Network Attached Storage)

Netzwerkspeicher für die zentrale Dateiablage. Kann als Speicherort für digitalisierte Dokumente und Archive dienen.

Netzwerk

Verbund von Computern und Geräten für Datenaustausch. Docuflair nutzt verschiedene Netzwerktechnologien: LAN für lokale Kommunikation, WAN für Standortvernetzung, VPN für sicheren Remote-Zugriff. Unterstützte Protokolle umfassen TCP/IP, SMB/CIFS, LDAP und HTTP/HTTPS.

NotaBene

Notariatssoftware für die Verwaltung von Urkunden, Akten und Geschäftsvorgängen in Notariaten. Docuflair ermöglicht die Integration für Scan-Workflows und Dokumentenarchivierung.

OCR (Optical Character Recognition)

Optische Zeichenerkennung - Technologie zur Umwandlung von gescannten Dokumenten oder Bildern in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text.

On-Premises

Software, die lokal auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben wird - im Gegensatz zu Cloud-Lösungen. Bietet maximale Kontrolle über Daten und Sicherheit.

OAuth2

Offener Standard für Autorisierung. Ermöglicht sichere Authentifizierung bei Cloud-Diensten wie Microsoft 365 ohne Speicherung von Passwörtern in Docuflair.

Paragraph Software

Deutsche Kanzleisoftware für Rechtsanwälte mit Fokus auf Akten- und Mandatsverwaltung. Docuflair bietet eine Schnittstelle für direktes Scannen in Paragraph-Akten.

PCL (Printer Command Language)

Von HP entwickelte Druckersprache, die von vielen Druckerherstellern unterstützt wird. Docuflair kann PCL-Datenströme analysieren, konvertieren und archivieren.

PDF/A

ISO-standardisiertes PDF-Format für die Langzeitarchivierung. Enthält alle für die Darstellung notwendigen Informationen (Schriften, Farben) und ist selbstbeschreibend.

PDF/UA

PDF/Universal Accessibility - ISO-Standard für barrierefreie PDF-Dokumente. Gewährleistet Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen durch strukturierte Inhalte und Alternativtexte.

PostScript

Von Adobe entwickelte Seitenbeschreibungssprache für Drucker und Bildschirmdarstellung. Grundlage für PDF. Docuflair kann PostScript-Datenströme verarbeiten und in andere Formate konvertieren.

Pull Printing

Siehe Follow-Me-Printing. Druckaufträge werden erst nach Authentifizierung am Drucker ausgegeben.

PIN/PUK-Code

Authentifizierungsmethoden am Multifunktionsgerät. PIN (Personal Identification Number) für tägliche Anmeldung, PUK (Personal Unblocking Key) zur Entsperrung nach mehrfacher Fehleingabe.

Plotter

Großformatdrucker für technische Zeichnungen, Pläne und Poster in Formaten bis DIN A0 und größer. Docuflair unterstützt die Ansteuerung von Plottern für großformatige Ausgaben mit Follow-Me-Printing und Kostenstellenzuordnung.

QR-Code Trennung

Automatische Aufteilung von Dokumentenstapeln anhand von QR-Codes. Ermöglicht die Stapelverarbeitung unterschiedlicher Dokumente mit automatischer Zuordnung zu Zielordnern oder Workflows.

RA-MICRO

Führende Kanzleisoftware für Rechtsanwälte in Deutschland. Docuflair bietet eine nahtlose Integration für Scannen und Drucken direkt aus RA-MICRO.

Records Management

Systematische Verwaltung von Geschäftsunterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus - von der Erstellung über die Nutzung bis zur Archivierung oder Vernichtung.

Redaktion / Schwärzung

Irreversibles Entfernen oder Unkenntlichmachen sensibler Informationen in Dokumenten. Wichtig für Datenschutz und Informationsfreiheitsanfragen.

Regulärer Ausdruck (Regular Expression)

Suchmuster zur Beschreibung von Zeichenketten. Docuflair verwendet reguläre Ausdrücke (Regex) für die automatische Datenextraktion aus Dokumenten, z.B. zum Erkennen von Rechnungsnummern, IBAN, Datumsformaten oder anderen strukturierten Daten. Ermöglicht flexible Mustererkennung bei der Dokumentenklassifizierung.

Revisionssicherheit

Eigenschaft eines Archivsystems, das gespeicherte Dokumente vor Veränderung, Löschung und Manipulation schützt. Erforderlich für die rechtskonforme Aufbewahrung.

Remote Scan Client

Software-Komponente für das Scannen von Arbeitsplatzscannern (TWAIN/WIA) mit zentraler Verwaltung durch Docuflair. Ermöglicht einheitliche Scan-Workflows auch ohne Multifunktionsgerät.

REST (Representational State Transfer)

Architekturstil für Webservices, der HTTP-Methoden (GET, POST, PUT, DELETE) verwendet. Docuflair bietet REST-APIs für die Integration mit Drittsystemen und Automatisierung von Workflows.

RFID (Radio-Frequency Identification)

Funktechnologie zur kontaktlosen Identifikation am Multifunktionsgerät. Docuflair unterstützt verschiedene RFID-Technologien:

• MIFARE: NXP-Standard, weit verbreitet für Zutrittskarten
• LEGIC: Schweizer Premium-System für hohe Sicherheit
• HID: Industriestandard für Zugangskontrolle
• Elatec TWN4: Multitechnologie-Leser für verschiedene Kartenformate

Randentfernung

Automatische Entfernung schwarzer Ränder, die beim Scannen durch Dokumentenkanten entstehen. Docuflair erkennt die tatsächlichen Dokumentgrenzen und schneidet störende Randbereiche ab. Verbessert die optische Qualität und reduziert die Dateigröße.

Raspberry Pi

Kompakter Einplatinencomputer für IoT-Anwendungen und Edge-Computing. Kann als kostengünstiger Print-Server, Scan-Terminal oder für die lokale Authentifizierung an Multifunktionsgeräten eingesetzt werden.

Scan-to-Folder

Direkte Speicherung gescannter Dokumente in einem Netzwerkordner. Ermöglicht strukturierte Ablage ohne manuelle Zwischenschritte.

Scan-to-Mail

Versand gescannter Dokumente direkt per E-Mail vom Scanner. Praktisch für schnellen Dokumentenaustausch.

Schwärzung

Siehe Redaktion. Das dauerhafte Unkenntlichmachen von sensiblen Daten in Dokumenten.

SMTP

Simple Mail Transfer Protocol - Standard-Protokoll für den E-Mail-Versand. Wird für Scan-to-Mail und automatische Benachrichtigungen verwendet.

SharePoint

Microsoft-Plattform für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit. Docuflair ermöglicht direktes Scannen in SharePoint Online und SharePoint Server mit automatischer Metadatenzuordnung.

SANE (Scanner Access Now Easy)

Open-Source-Scanner-Schnittstelle für Linux und Unix-Systeme. Alternative zu TWAIN/WIA für plattformübergreifende Scanneranbindung.

Scanner

Gerät zur Digitalisierung von Papierdokumenten. Docuflair unterstützt verschiedene Scanner-Typen: Multifunktionsgeräte (MFP) mit integriertem Scanner, Dokumentenscanner mit automatischem Einzug, Flachbettscanner für empfindliche Vorlagen und Großformatscanner für Pläne und Zeichnungen.

Server

Zentraler Computer, der Dienste für Clients bereitstellt. Docuflair unterscheidet Master Server (zentrale Verwaltung) und Member Server (Standort-Verarbeitung). Unterstützt Windows Server und Linux als Betriebssystem.

SOAP (Simple Object Access Protocol)

XML-basiertes Protokoll für den Austausch strukturierter Daten zwischen Webservices. Docuflair unterstützt SOAP-Schnittstellen für Enterprise-Integrationen.

SQL Server

Relationales Datenbankmanagementsystem von Microsoft. Docuflair nutzt SQL Server (oder alternativ SQLite) zur Speicherung von Konfigurationen, Protokollen und Metadaten.

TIFF

Tagged Image File Format - Bildformat für hochwertige Scans. Unterstützt verlustfreie Komprimierung und Mehrseitendokumente (Multi-Page TIFF).

Touchdisplay

Berührungsempfindlicher Bildschirm am Multifunktionsgerät für die Benutzerinteraktion. Docuflair zeigt auf dem MFP-Display eine intuitive Oberfläche für Login, Scan-Einstellungen, Workflow-Auswahl und Dokumentenvorschau. Die Bedienung erfolgt per Fingertipp ohne externe Tastatur.

TR-RESISCAN

Technische Richtlinie für das rechtssichere ersetzende Scannen des BSI. Definiert Anforderungen an Prozesse, Technik und Organisation für das rechtskonforme Digitalisieren von Papierdokumenten.

TriNotar

Notariatssoftware für deutsche Notare zur Verwaltung von Urkunden, Grundbuch und Registerverfahren. Docuflair bietet Schnittstellen für die Integration von Scan- und Druck-Workflows in TriNotar-Umgebungen.

TWAIN

Standard-Schnittstelle für die Kommunikation zwischen Scannern und Software. Ermöglicht das Scannen direkt aus Anwendungen heraus.

TLS (Transport Layer Security)

Kryptografisches Protokoll zur sicheren Datenübertragung. Docuflair verschlüsselt alle Verbindungen zwischen Clients, Servern und Multifunktionsgeräten mit TLS.

USB (Universal Serial Bus)

Standard-Schnittstelle für den Anschluss von Peripheriegeräten. Docuflair unterstützt USB-Scanner über TWAIN/WIA-Treiber sowie USB-Speichermedien für Scan-to-USB und Print-from-USB am Multifunktionsgerät.

Ultraschall-Doppeleinzugserkennung

Technologie zur Erkennung von Mehrfacheinzügen beim Scannen mittels Ultraschallsensoren. Die Sensoren messen die Dicke des durchlaufenden Papiers und erkennen, wenn mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen werden. Standard-Funktion bei professionellen Dokumentenscannern und MFPs.

Versionierung

Speicherung verschiedener Bearbeitungsstände eines Dokuments. Ermöglicht das Nachverfolgen von Änderungen und die Wiederherstellung früherer Versionen.

Volltextsuche

Suche im gesamten Textinhalt von Dokumenten, nicht nur in Metadaten. Setzt OCR-Erkennung für gescannte Dokumente voraus.

Vier-Augen-Prinzip

Kontrollmechanismus, bei dem kritische Aktionen von zwei Personen genehmigt werden müssen. Bei TR-RESISCAN für die Freigabe gescannter Dokumente vor der Originalvernichtung erforderlich.

Vorlagenglas

Flache Glasfläche auf Multifunktionsgeräten und Flachbettscannern zum Auflegen einzelner Dokumente. Ideal für empfindliche Vorlagen, gebundene Dokumente oder Formate, die nicht durch den automatischen Dokumenteneinzug (ADF) geführt werden können.

Workflow

Definierte Abfolge von Arbeitsschritten zur Bearbeitung von Dokumenten. Kann Freigabeprozesse, Verteilung und automatisierte Aktionen umfassen.

WORM (Write Once Read Many)

Speichertechnologie, bei der Daten nur einmal geschrieben, aber beliebig oft gelesen werden können. Grundlage für revisionssichere Archivierung.

WebDAV

Web Distributed Authoring and Versioning - Erweiterung von HTTP für Dateizugriff über das Web. Ermöglicht Docuflair die Anbindung an WebDAV-fähige Speichersysteme.

Webservice

Software-Schnittstelle für die Kommunikation zwischen Anwendungen über das Netzwerk. Docuflair bietet REST-APIs und SOAP-Webservices für die Integration mit Drittsystemen, Automatisierung und benutzerdefinierte Workflows.

WIA (Windows Image Acquisition)

Windows-Schnittstelle für Scanner und Kameras. Alternative zu TWAIN für die Anbindung von Arbeitsplatzscannern an den Remote Scan Client.

WAN (Wide Area Network)

Weitverkehrsnetz zur Verbindung von Standorten über große Entfernungen. Docuflair Master/Member-Architektur ermöglicht die Vernetzung mehrerer Standorte über WAN mit zentraler Verwaltung und lokaler Verarbeitung.

Wasserzeichen

Sichtbare oder unsichtbare Markierung in Dokumenten zum Schutz vor unbefugter Nutzung oder zur Kennzeichnung des Status. Docuflair unterstützt:

• Text-Wasserzeichen: z.B. "VERTRAULICH", "ENTWURF", Benutzername
• Bild-Wasserzeichen: Firmenlogo, Stempel
• Dynamische Wasserzeichen: Mit Datum, Uhrzeit oder Benutzerinformationen

Windows

Microsoft-Betriebssystem für Clients und Server. Docuflair Server läuft auf Windows Server (2016, 2019, 2022) oder Linux. Clients nutzen Windows für den Remote Scan Client und die Administrationsoberfläche im Browser.

XML (Extensible Markup Language)

Textbasiertes Format für den strukturierten Datenaustausch. Docuflair verwendet XML für Konfigurationsdateien, Metadatenexport und Schnittstellenformate wie XRechnung und ZUGFeRD.

XPS (XML Paper Specification)

Microsoft-Format für druckfertige Dokumente, ähnlich PDF. Docuflair unterstützt XPS als Ein- und Ausgabeformat für die Dokumentenverarbeitung.

XSD (XML Schema Definition)

Standard zur Beschreibung der Struktur von XML-Dokumenten. Definiert erlaubte Elemente, Attribute und Datentypen. Docuflair validiert XML-basierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD gegen ihre XSD-Schemata.

XRechnung

Deutscher Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor. XML-basiertes Format, das bei Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend ist.

Zugriffsrechte

Definition, welche Benutzer oder Gruppen auf bestimmte Dokumente oder Funktionen zugreifen dürfen. Grundlage für Datenschutz und Informationssicherheit.

ZUGFeRD

Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland - Standard für elektronische Rechnungen, der PDF und strukturierte Daten kombiniert.